Répartir les missions au sein d’une équipe administrative culturelle

• Répartir les missions au sein d’une équipe administrative
• Clarifier les rôles entre postes et services
• Équilibrer la charge de travail de chaque collaborateur

Responsables administratifs, secrétaires généraux, chefs de pôle

Coordination d’une équipe administrative culturelle en poste

• Recenser les missions administratives d’une structure culturelle
• Distinguer les fonctions : paie, comptabilité, production, billetterie
• Définir les rôles, périmètres et responsabilités de chaque poste
• Construire une matrice de répartition des tâches et des responsables
• Évaluer la charge de travail et les pics d’activité de la saison
• Répartir les missions selon les compétences et les envies
• Organiser les remplacements et la continuité du service
• Prévoir la circulation de l’information entre les postes
• Ajuster la répartition lors d’une absence ou d’un départ
• Faire valider l’organisation et la réviser chaque saison

• Construire une matrice de responsabilités pour six postes
• Rééquilibrer la charge d’une équipe en période de bouclage
• Planifier le remplacement d’une comptable pendant ses congés

• Modèle de matrice de répartition des missions par poste
• Fiche repère de mesure de la charge de travail par poste
• Check list de transmission de poste en cas d’absence