Objectifs
- Structurer une arborescence claire de dossiers et de fichiers
- Appliquer des règles de nommage et de versionnage homogènes
- Retrouver rapidement un document grâce à la recherche avancée
Participants
Salariés, assistants, collaborateurs administratifs et managers
Pré-requis
Utiliser un ordinateur et connaître l’explorateur de fichiers
Programme
- Comprendre le rôle d’une arborescence dans le classement des documents
- Concevoir une structure de dossiers adaptée à son métier
- Définir une convention de nommage lisible, datée et partagée
- Gérer les versions successives d’un même document de travail
- Déplacer, copier et renommer des fichiers sans les perdre
- Utiliser les filtres, tris et la recherche avancée de l’explorateur
- Trier et archiver les anciens fichiers selon leur durée utile
- Supprimer les doublons et libérer de l’espace de stockage
- Sauvegarder ses documents importants sur un support externe
- Maintenir un classement propre grâce à des routines régulières
Exercices pratiques
- Réorganiser un dossier de travail désordonné et le documenter
- Renommer un lot de fichiers selon une convention définie
- Retrouver trois documents perdus avec la recherche avancée
Aptibox
- Modèle de convention de nommage des fichiers à adapter
- Check list de rangement et d’archivage d’un dossier projet
- Fiche repère des opérations essentielles de l’explorateur
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