Objectifs
- Classer automatiquement ses documents grâce aux outils d’IA
- Retrouver une information dans ses fichiers par une question
- Mettre en place des règles d’organisation durables
Participants
Assistants, gestionnaires, chefs de projet, indépendants, managers
Pré-requis
Savoir gérer des fichiers et des dossiers sur son poste de travail
Programme
- Comprendre ce que l’IA apporte au classement des documents
- Analyser l’état de son stock de fichiers et ses doublons
- Faire proposer par l’IA une arborescence adaptée à son métier
- Renommer des lots de fichiers selon une règle de nommage claire
- Résumer des documents longs pour les classer plus rapidement
- Étiqueter les fichiers avec des mots-clés issus de leur contenu
- Interroger ses documents en langage naturel pour les retrouver
- Identifier les fichiers obsolètes à archiver ou à supprimer
- Protéger les documents confidentiels lors de l’usage d’un outil d’IA
- Instaurer des routines de classement et de revue périodique
Exercices pratiques
- Faire proposer une arborescence pour un dossier de projet
- Renommer vingt fichiers selon une convention de nommage
- Retrouver un document en posant trois questions à l’outil
Aptibox
- Guide des consignes d’IA pour classer et nommer ses fichiers
- Modèle de convention de nommage et d’arborescence de dossiers
- Check list de tri, d’archivage et de confidentialité
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