Maitriser et gérer le temps de ses réunions

• Cadrer l’utilité et la durée de chaque réunion
• Structurer l’ordre du jour et le déroulé pour tenir les délais
• Animer en respectant le temps de parole et les décisions

Managers, chefs de projet et assistants animant des réunions

Participer ou animer régulièrement des réunions de travail

• Mesurer le temps perdu en réunion dans son équipe ou son service
• Décider si une réunion est nécessaire ou remplaçable par un écrit
• Définir l’objectif, les décisions attendues et les participants invités
• Construire un ordre du jour chronométré et envoyé à l’avance
• Ouvrir la séance en rappelant cadre, durée et règles du jeu à tous
• Distribuer la parole et recadrer les digressions avec courtoisie
• Gérer les retardataires, les interruptions et les écrans ouverts
• Clore la réunion par des décisions, des responsables et des échéances
• Rédiger un compte rendu court centré sur les actions à mener
• Suivre les actions décidées et évaluer l’efficacité de ses réunions

• Réécrire l’ordre du jour d’une réunion qui dérive sans cesse
• Recadrer avec tact un participant qui monopolise la parole
• Rédiger un compte rendu d’une page après une réunion simulée

• Modèle de trame d’ordre du jour chronométré pour 45 minutes
• Check list de préparation et de clôture d’une réunion utile
• Fiche repère des rôles : l’animateur, le chrono, le scribe