Sécuriser les transmissions entre services publics

• Fiabiliser les échanges de documents entre services publics
• Définir les règles de transmission, de réception et de traçabilité
• Prévenir les pertes et les erreurs lors des transferts de dossiers

Agents administratifs, responsables de service, secrétaires

Échanger des documents ou des dossiers avec d’autres services

• Recenser les transmissions entre services et leurs enjeux
• Identifier les risques de perte, d’erreur et de retard
• Choisir le canal adapté : courrier, messagerie, plateforme
• Protéger les données personnelles lors des échanges entre services
• Définir les informations obligatoires d’un bordereau de transmission
• Organiser l’accusé de réception et la traçabilité des envois
• Désigner un référent pour chaque flux d’échange entre services
• Mettre en place un circuit de relance des documents en attente
• Traiter les erreurs et les pièces manquantes de manière uniforme
• Contrôler régulièrement la qualité et les délais des transmissions

• Recenser les flux de documents entre le service et ses partenaires
• Rédiger un bordereau de transmission d’un dossier complet
• Concevoir une procédure d’accusé de réception et de relance

• Modèle de bordereau de transmission de dossiers entre services
• Check list de contrôle avant l’envoi d’un dossier à un service
• Fiche repère des règles de transmission sécurisée de documents