Organiser un événement culturel simultané sur plusieurs sites

• Organiser un événement culturel simultané sur plusieurs sites
• Répartir les équipes, les flux et les ressources entre sites
• Garantir la cohérence de l’événement malgré la dispersion

Directeurs de festival, chargés de production, coordinateurs

Avoir déjà participé à l’organisation d’un événement culturel

• Définir les contraintes d’un événement culturel multisites
• Repérer les sites et vérifier leur adéquation au programme
• Établir un planning général et un planning détaillé par site
• Répartir les équipes et nommer un responsable par lieu
• Organiser les transports des artistes, du matériel et des publics
• Coordonner les autorisations et visites de sécurité de chaque site
• Harmoniser la signalétique et l’accueil entre les lieux
• Mettre en place des moyens de communication entre sites
• Prévoir les solutions de repli en cas d’incident ou de météo
• Centraliser le suivi des fréquentations et des dépenses

• Répartir six équipes sur trois sites pour une même soirée
• Concevoir un plan de communication radio entre les sites
• Rédiger un plan de repli en cas d’annulation d’un site

• Modèle de plan de coordination d’un événement multisites
• Check list de repérage et de validation technique d’un site
• Fiche repère des moyens de liaison entre les équipes