Objectifs
- Organiser le traitement des demandes d’accès aux documents
- Identifier les documents communicables et ceux protégés
- Garantir des réponses dans les délais et sous la bonne forme
Participants
Agents d’accueil, archivistes, juristes, secrétaires généraux
Pré-requis
Connaître l’organisation des services et de leurs archives
Programme
- Définir la notion de document administratif communicable
- Identifier le droit d’accès des citoyens aux documents
- Distinguer documents librement communicables et protégés
- Repérer les documents contenant des données personnelles
- Organiser l’enregistrement et le suivi des demandes d’accès reçues
- Traiter les demandes d’accès dans les délais réglementaires
- Occulter les mentions non communicables avant la remise
- Choisir le mode de communication selon le support du document
- Motiver les refus et informer le demandeur des voies de recours
- Mettre en place un référent chargé de l’accès aux documents
Exercices pratiques
- Trier une série de documents entre communicables et protégés
- Rédiger la réponse à une demande d’accès à un document
- Concevoir le circuit de traitement d’une demande d’accès
Aptibox
- Modèle de registre de suivi des demandes d’accès aux documents
- Fiche repère des documents communicables ou protégés
- Modèle de lettre de refus motivé de communication de document
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