Objectifs
- Diagnostiquer la gouvernance documentaire de l’organisation
- Identifier les failles dans le classement et le partage des documents
- Définir des règles de gestion documentaire adaptées
Participants
Responsables qualité, archivistes, DSI et directions métiers
Pré-requis
Produire et partager des documents au sein de l’organisation
Description
- Cadrer le périmètre du diagnostic et les types de documents
- Cartographier les espaces de stockage et les outils utilisés
- Analyser les règles de nommage, de classement et de versions
- Identifier les doublons, les documents orphelins et obsolètes
- Examiner les droits d’accès et la confidentialité des documents
- Interroger les équipes sur leurs difficultés de recherche
- Vérifier les durées de conservation et les obligations d’archivage
- Évaluer les rôles et les responsabilités de chaque propriétaire
- Proposer une politique de gouvernance documentaire cible
- Remettre le rapport de diagnostic et la feuille de route associée
Étapes
- Cartographier les espaces et les pratiques documentaires
- Analyser les règles, les accès et les points de blocage
- Restituer le diagnostic et la politique documentaire cible
Bénéfices
- Retrouvez vos documents plus vite dans des espaces ordonnés
- Maîtrisez les accès et la confidentialité de vos documents
- Posez des règles de gestion claires que chacun peut suivre
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