Construire un référentiel documentaire

• Structurer l’ensemble des documents de l’organisation
• Définir les règles de rédaction, de validation et de diffusion
• Faire vivre le référentiel documentaire et le tenir à jour

Responsables qualité, documentalistes, chargés d’organisation

Connaître les documents existants dans son organisation

• Définir le rôle d’un référentiel documentaire dans l’organisation
• Inventorier les documents existants, utiles ou obsolètes
• Définir les types de documents : politique, procédure, mode opératoire
• Concevoir l’architecture et le plan de classement du référentiel
• Standardiser les modèles de documents et leur codification
• Fixer les règles de rédaction, de relecture et d’approbation
• Gérer les versions, les archives et les droits d’accès
• Choisir l’outil de partage documentaire adapté aux utilisateurs
• Former les équipes à la recherche et à l’usage des documents
• Organiser les révisions périodiques et la suppression des documents périmés

• Définir le plan de classement d’un référentiel documentaire
• Créer un modèle de document avec codification et version
• Rédiger la règle de validation et de diffusion des documents

• Modèle de plan de classement d’un référentiel documentaire
• Guide de codification et de gestion des versions des documents
• Check list de la revue périodique des documents du référentiel