Agent d’accueil, le métier

Objectifs

Comprendre le rôle de l’agent d’accueil dans l’interface avec les clients, visiteurs ou employés
Identifier les compétences nécessaires pour offrir un accueil de qualité, professionnel et courtois
Développer des aptitudes en communication, gestion des demandes et gestion de situations délicates
Assurer une gestion efficace des flux de visiteurs et une expérience client optimale

Participants

Agents d’accueil, hôtes et hôtesses d’accueil, assistants administratifs, responsables de la relation client et toute personne impliquée dans l’accueil au sein de l’entreprise

Pré-requis

Aucune compétence technique spécifique n’est requise, mais une aptitude à la communication et une présentation professionnelle sont essentielles

Programme

Définir les missions et responsabilités de l’agent d’accueil dans différents types d’organisations
Accueillir les visiteurs, clients et partenaires avec professionnalisme et courtoisie
Gérer les demandes de renseignements et rediriger les personnes vers les bons services
Utiliser les outils de gestion des flux de visiteurs et d’agenda (logiciels de réservation, gestion des salles, etc.)
Assurer la gestion du téléphone, des emails, du courrier et des autres demandes internes et externes
Développer des compétences en gestion de situations délicates, telles que les plaintes ou les conflits
Gérer la sécurité des visiteurs en respectant les procédures internes et en garantissant un environnement sûr
Assurer la maintenance de l’espace d’accueil, en veillant à ce que celui-ci soit toujours propre et ordonné
Promouvoir l’image de l’entreprise ou de l’organisation à travers une communication claire et chaleureuse
Organiser et coordonner les événements internes ou externes, en lien avec l’accueil des participants
Travailler en étroite collaboration avec les autres services (ressources humaines, communication, direction, etc.)
Gérer les outils de suivi des demandes et les reportings sur les services d’accueil fournis

Exercices pratiques

Simuler un accueil client, de la première prise de contact à la gestion des demandes
Réaliser une mise en situation de gestion d’un conflit ou d’une réclamation d’un visiteur
Créer un planning d’accueil pour un événement, en optimisant la gestion des flux et des ressources
Préparer un guide d’accueil pour les nouveaux visiteurs, en incluant les informations essentielles de l’entreprise

Aptibox

Check-list des bonnes pratiques pour un accueil réussi
10 conseils pour gérer efficacement les demandes et réclamations des visiteurs
Répertoire des outils et logiciels de gestion de l’accueil (réservation de salles, gestion des visites, etc.)
Méthodologie pour développer une communication efficace et professionnelle au sein de l’accueil

Référence

MET50

Participants

Individuel
Collectif

Durée

2 heures

Prix

580,00 € HT

Format

Distanciel
Présentiel

Dates

Sur mesure

Options

Aptibox
Coaching
Entrainement intensif
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Ces modules de 2h sont valables pour nos 5000 aptitudes ( = ateliers de formation 100% sur mesure allant à l’essentiel, tous thèmes confondus, sur tous nos catalogues management, RH, communication, développement personnel, commercial…) et valables également sur toutes nos prestations (séances de coaching, bilan de compétences , feedback 360°, codéveloppement…).

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